mid-year evaluatiegesprekken

Het is zomer en daar zijn ook de mid-year evaluatiegesprekken weer!

Vanmorgen herlas ik een artikel uit De Standaard – Krijg jij positieve feedback?  Dat artikel had ik bijgehouden aangezien ik sinds lang al een grote interesse heb voor het onderwerp ‘feedback geven en krijgen’.  En eigenlijk pas ik het, zoals iedereen, dagdagelijks toe in mijn leven én carrière: als mama geef ik feedback aan mijn zoon, als leidinggevende gaf ik feedback aan mijn teamleden, als HR partner en loopbaancoach geef ik feedback aan collega’s en coachees,….

Maar dus vandaag wil ik graag de link maken tussen het moment van de mid-year evaluaties en het geven van feedback.  Want inderdaad… Het is zomer en daar zijn ook de mid-year evaluatiegesprekken weer!

---

Uitgesproken moment

Het mid-year evaluatie moment en eender welk evaluatiemoment, is hét moment om als manager:

• de dialoog aan te gaan met jouw medewerkers en
• om feedback uit te wisselen en doelstellingen voorop te stellen. 

Er worden prestaties besproken alsook de sterke en de te ontwikkelen punten komen aan bod. 

Jullie werken samen o.a. aan:

• het opstellen van een plan van aanpak
• het bepalen van nieuwe doelstellingen of het verfijnen van bestaande doelstellingen
• het in kaart brengen van de bestaande competenties
• het definiëren van de groeimogelijkheden

Zo belangrijk bij al het voorgaande en tijdens de ganse dialoog is de feedback die de medewerker krijgt en de manier waarop die gegeven wordt. 

---

Wat is feedback? 

De letterlijke definitie van feedback is terugkoppeling: de terugkoppeling aan iemand over het effect van zijn of haar gedrag of prestaties.  Feedback kun je positief of opbouwend formuleren.  Positieve feedback helpt om bestaand gedrag te bevestigen of doen voortduren.  Opbouwende feedback helpt om gedrag te veranderen. 

---

Feedback geven = een uitdaging

De managers die tijd maken om hun medewerkers feedback te geven vinden het zelden moeilijk om een compliment te geven of om te zeggen wat er goed gaat.  Echter, het geven van positieve feedback met als doel dit bestaand gedrag  zeker te laten voortduren, vraagt al een grotere inspanning.  En weinig dingen zijn moeilijker dan opbouwende feedback te geven wanneer iemand storend gedrag vertoont.  De verklaring hiervoor vinden we o.a. bij de ontvanger van de feedback; hebben we het allemaal soms niet moeilijk met het krijgen van ‘commentaar’?  Vaak geeft feedback ons het gevoel dat we niet goed genoeg zijn. 

Het ontvangen van feedback en hoe er mee om te gaan is dan vaak ook een leerproces.  Hier ga ik in deze blog niet verder op in, maar het duidt wel waarom het voor een manager vaak gewoon een uitdaging kan zijn om feedback te geven!

---

Feedback geven = waardevol

Laat ons echter onthouden dat positieve of constructieve feedback geven zo enorm nuttig kan zijn.

• Als manager maak je op dat moment tijd vrij om aandacht en erkenning te geven aan jouw medewerker = werkgeluk voor de medewerker
• Het helpt jouw medewerkers beter te begrijpen wat ze goed hebben gedaan en wat ze beter zouden kunnen doen
• Je geeft jouw medewerkers de kans om zichzelf te verbeteren, om te groeien en om zich te ontwikkelen
• Bij een medewerker die op regelmatige basis feedback ontvangt is de kans groot dat hij/zij zich meer betrokken voelt bij de organisatie.  En betrokkenheid betekent motivatie en doelen bereiken

---

Hoe feedback geven

De manier van feedback geven is essentieel in het ganse proces.  Er bestaan verschillende methoden om feedback te geven.  De methode die ik graag gebruik, is de DESC methode die ik hieronder even zal toelichten.

Describe: beschrijf de feiten van de situatie in “ik” vorm

“Ik stel vast dat…”

Express: Geef je mening en druk de emoties en effecten uit die je ervaart

“Ik voel me daar … bij”

Suggest: beschrijf de gewenste gedragsverandering, suggereer oplossingen, geef je verwachtingen aan

“Ik stel voor dat…”

In deze stap kan het ook gebeuren dat de oplossing van de medewerker zelf komt.

Contract/conclusion: Concludeer en bevraag; zorg dat de ander reageert

“Spreken we dat zo af?”

Welke feedbackmethode je ook maar wil gebruiken als manager, het komt telkens neer op:

• Spreek steeds in de ik-vorm
• Beschrijf de situatie duidelijk en objectief en aan de hand van feiten
• Leg uit hoe jij de situatie ervaart en welke emoties je hierbij voelt
• Leg uit welk effect het gedrag heeft op jou
• Beschrijf welke gewenste gedragsverandering je wil zien
• Suggereer oplossingen om hiertoe te komen
• Maak concrete afspraken over de stappen die ondernomen moeten worden

Ik wens iedereen productieve en leervolle mid-year evaluatiegesprekken toe!

---