communicatie: Hoe omgaan met collega’s?

communicatie.

Informeel en formeel communiceren met collega’s

Als leidinggevende is de communicatie met je collega’s en teamleden vaak wat formeler: officiële gesprekken in vergaderruimtes en formeel mailcontact. Met andere woorden, formele gesprekken zijn heel zakelijk en je bent eerder afstandelijk zijn in omgang met anderen. Onderschat echter niet de kracht van informele communicatie met je collega’s. Informele communicatie is open, gelijkwaardig en mogelijk door alle lagen heen. Deze gesprekken zijn eerder losjes en je bent eerder ‘casual’ in de omgang met anderen. Zorg er dus voor dat je juist als leidinggevende ook informele communicatie een kans geeft. Informele communicatie kan je inzichten geven in de werksfeer en onderlinge relaties tussen collega’s die je met formele communicatie nooit te weten zou komen. 

Maak informele gesprekken daarom ook meer zichtbaar. Zoek gesprekken in de wandelgangen op en ontdek welke collega’s daarin het middelpunt zijn. Dit netwerk kun je in kaart brengen om zo de belangrijkste inspirators te ontdekken. Deze inspirators kunnen je dus inspireren om jouw formele communicatie te verbeteren. Waarom inspireren ze en hoe kun je dit ook toepassen op jouw formele en informele communicatie als leidinggevende? 

---

Een goede samenwerking met collega’s door informele communicatie 

Informele communicatie kan ook zeker bijdragen aan een goede samenwerking en relatie met je collega’s. Je werkt nou eenmaal samen als team, daarom is het belangrijk om elkaar ook als teamspelers te behandelen. Je zet je in om samen met het team je doelen te bereiken. Daarbij is het belangrijk om je mede-teamleden ook goed te kennen. Zo weet je precies wat je van ze kunt verwachten. 

Ga dus het gesprek aan en verdiep je in jouw collega’s. Wat doen ze buiten werktijd? Wat zijn hun hobby’s? Dit soort vragen kunnen je veel inzicht geven over de persoonlijkheid en de sterke punten van verschillende teamleden. Sommige kwaliteiten hebben ze misschien nog nooit laten zien op de werkvloer, maar kunnen zeker heel waardevol zijn. Een collega die buiten werktijd in een toneelvereniging zit, zal misschien een erg groot inlevingsvermogen hebben. Dit kan waardevol zijn bij het inleven in diverse doelgroepen die voor projecten relevant zijn. 

Praat met elkaar en niet over elkaar! Roddelen op de werkvloer is een van de grootste boosdoeners in een negatieve werksfeer en staat goed samenwerken ontzettend in de weg. Bespreek feedback dus altijd face to face met je collega’s en niet achter hun rug om. Dit kan ook op informele wijze, maar met respect. Geef aan wat er mis is gegaan en denk actief mee over hoe dit in de toekomst beter kan. 

Zorg er ook voor dat je met plezier met elkaar praat! Samen lol hebben is ook als collega’s erg belangrijk, dit zorgt voor een open en fijne sfeer op de werkvloer. 

---

Formeel communiceren met collega’s: effectieve gesprekken en vergaderingen 

Onderschat ook niet de kracht van een duidelijke formele communicatie. Als de formele communicatiestromen niet effectief werken kan dit voor irritatie zorgen. Denk bijvoorbeeld aan ellenlange vergaderingen of onduidelijke mailtjes. 

De belangrijkste basis voor formele communicatie is duidelijkheid. Duidelijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden, duidelijk gestelde prioriteiten binnen het team en het duidelijk aangeven van behoeften binnen het team. Wees daarbij ook kritisch over jezelf en ga bij jezelf na of je zelf ook duidelijk communiceert. Zou zelfs iemand die totaal buiten je werkveld staat kunnen begrijpen wat je bedoelt? Lees dus altijd goed je mails na voordat je ze verstuurt en vraag ook altijd na bij collega’s of dat wat je verteld hebt duidelijk is voor hen. 

Effectief vergaderen en gesprekken voeren begint ook met een duidelijke planning: wat ga je precies bespreken en hoeveel tijd ga je besteden aan elk onderwerp? Als de planning van tevoren duidelijk is, is de kans dat het gesprek uitloopt veel kleiner. Zo kun je jouw tijd effectiever gebruiken. 

---

Omgaan met collega’s als teamspeler 

Een team bouw je niet alleen met anderen, maar een goed team begint bij jezelf. Zorg er dus voor dat je een echte teamspeler bent, waar de rest van je teamleden ook op kunnen bouwen. Stel het belang van het team boven dat van jezelf. Dat kun je bijvoorbeeld doen door: 

• Conflicten en spanningen binnen het team aan te pakken. 
• Je positief uit te laten over de prestaties van je collega’s. Geef ze geregeld complimenten over hun werk. 
• Biedt hulp aan je collega’s waar ze dat nodig hebben. 
• Je helpt je collega’s om hun doelen te bereiken, ook al zijn dit niet doelen waar je zelf mee bezig bent. 
• De deskundigheid van je collega’s te respecteren en hier gebruik van maakt op momenten waarop dit nodig is. 
• Je bent bereid te onderhandelen en concessies te doen om tot een gezamenlijk resultaat te komen. 

---

---

Omgaan met lastige collega’s 

Je kunt nog zo je best doen om zelf effectief te communiceren, er zullen altijd ook lastige collega’s zijn die het moeilijk maken een goede relatie met hen op te bouwen. Hoe ga je hier mee om? 

Bedenk je eerst waarom je deze collega lastig vindt. Wat voor gedrag vertoont deze collega en op welke manier gaat hij over jouw grenzen heen. Herken de reactie die zijn gedrag veroorzaakt en ga ook na hoe je deze reactie kan beheersen. Je hebt twee opties in het omgaan met deze collega’s: je laat ze hun gang gaan en leert hier zelf mee om te gaan of je spreekt ze op dit gedrag aan. 

Als je voor de tweede optie gaat, is het belangrijk om altijd netjes te blijven in je communicatie. Laat duidelijk weten waarom je niet gediend bent van het gedrag van jouw collega. Gebruik daarbij heldere termen en zorg ervoor dat je niet aanvallend overkomt. Als bijvoorbeeld een collega je afleidt van je werk met zijn verhalen, geef dat dan op die manier aan. Een reactie als ‘hou je mond nou eens!’ helpt niemand verder. 

Onderneem ook naar aanleiding van jouw feedback een actie. Als deze collega je telkens afleidt met zijn verhalen, geef hem dan een andere mogelijkheid om dit aan jou te vertellen. Nodig deze collega bijvoorbeeld uit om samen te lunchen en op dat moment je bij te praten. Zo zorg je ervoor dat je wel een goede relatie met deze collega onderhoudt, maar je hem wel aanspreekt op zijn gedrag. 

---